Les encadrants, souvent des professionnels du secteur médico-social et de l’animation socioculturelle, forment une équipe comprenant un responsable de séjour et plusieurs animateurs. Avec un ratio d’encadrement de deux personnes pour 5 à 8 vacanciers, l’équipe joue un rôle essentiel dans l’accompagnement quotidien des participants. Ils assurent leur sécurité, garantissent le respect de leurs droits et de leur intégration, et maintiennent la dynamique du séjour tout en respectant l’individualité de chacun. Ces encadrants sont formés pour les séjours adaptés et pour répondre aux besoins des personnes en situation de handicap.
Le responsable de séjour est particulièrement chargé de veiller au bon déroulement et à la dynamique du séjour. L’animateur, de son côté, utilise ses compétences et techniques d’animation pour créer une dynamique de séjour, gère le quotidien des vacanciers et veille à leur bien-être. Le coordinateur, quant à lui, supervise le séjour à distance et reste disponible tout au long du séjour pour soutenir l’équipe. Il participe à l’accueil en début de séjour, visite le groupe sur place pendant le séjour pour contrôler la qualité de celui-ci, et peut être contacté 24h/24.
Avant chaque séjour, les équipes d’animation suivent une formation spécifique pour se préparer à leurs responsabilités. Cette formation comprend des éléments tels que :
- Comprendre et répondre aux besoins spécifiques des vacanciers, notamment en prenant soin d’eux lors des moments quotidiens (toilette, nuit, repas, interactions…).
- Apprendre à gérer les situations d’urgence et à assurer la sécurité des vacanciers, notamment en se formant sur les troubles du comportement et les particularités des personnes accueillies.
- Développer des compétences en animation et en gestion de groupe, tout en respectant les notions d’accueil, d’ambiance et de bienveillance.
- Se familiariser avec les réglementations et les procédures du séjour, comme l’administration des médicaments.
- Comprendre l’importance du travail en équipe et de la communication, en abordant les temps de réunion en équipe obligatoires et la transmission d’informations aux personnes compétentes.
Après cette formation, les animateurs participent à des réunions de préparation avant le début du séjour pour discuter des activités prévues et des attentes en matière de rôles et de responsabilités.